Data merupakan salah satu aset penting bagi perusahaan dalam menjalankan operasional dan mengambil keputusan. Berbagai aktivitas bisnis menghasilkan data dalam jumlah besar, mulai dari informasi pelanggan, transaksi, keuangan, sumber daya manusia, hingga data operasional. Tanpa pengelolaan yang baik, data tersebut dapat menjadi sulit digunakan dan berisiko menimbulkan kesalahan dalam proses bisnis.
Karena itu, perusahaan membutuhkan pendekatan yang terstruktur melalui Data Management dan Data Governance. Data Management berfokus pada proses pengelolaan data sepanjang siklus hidupnya, sedangkan Data Governance memberikan kerangka kerja mengenai aturan, tanggung jawab, standar, dan pengendalian yang diperlukan agar data dapat dikelola secara konsisten.
Pengelolaan data yang baik tidak hanya berkaitan dengan teknologi. Perusahaan juga perlu memperhatikan kualitas data, keamanan, kepatuhan, kepemilikan data, serta bagaimana data digunakan oleh berbagai unit kerja. Dengan pendekatan yang tepat, data dapat menjadi sumber informasi yang lebih terpercaya untuk mendukung operasional dan pengambilan keputusan.
Apa Itu Data Management dan Data Governance?
Data Management adalah serangkaian proses dan praktik yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, mengolah, menjaga kualitas, mengamankan, serta menggunakan data secara efektif. Proses tersebut mencakup berbagai aktivitas, mulai dari pengelolaan database hingga integrasi dan pemeliharaan data.
Sementara itu, Data Governance merupakan kerangka kerja yang mengatur bagaimana data dikelola di dalam organisasi. Data Governance mencakup kebijakan, standar, peran, tanggung jawab, serta mekanisme pengawasan untuk memastikan data memiliki kualitas, keamanan, dan penggunaan yang sesuai.
Keduanya saling berkaitan. Data Management menjalankan proses pengelolaan data, sedangkan Data Governance memberikan arah dan aturan agar pengelolaan tersebut berjalan secara konsisten.
Mengapa Data Management dan Data Governance Penting?
Data yang tidak terkelola dengan baik dapat menimbulkan berbagai masalah, seperti duplikasi data, informasi yang tidak akurat, kesulitan menemukan data, hingga risiko keamanan dan kepatuhan.
Penerapan Data Management dan Data Governance membantu perusahaan membangun pengelolaan data yang lebih terstruktur. Data dapat memiliki definisi yang jelas, pihak yang bertanggung jawab, standar kualitas, serta aturan penggunaan yang dapat diterapkan oleh berbagai unit kerja.
Selain itu, tata kelola data yang baik membantu perusahaan meningkatkan kepercayaan terhadap informasi yang digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
Strategi Membangun Data Management dan Data Governance yang Terstruktur
1. Mengidentifikasi Jenis dan Sumber Data
Langkah awal adalah mengetahui data apa saja yang dimiliki perusahaan dan dari mana data tersebut berasal. Data dapat berasal dari aplikasi internal, database, sistem keuangan, CRM, perangkat operasional, maupun sumber eksternal.
Pemetaan ini membantu perusahaan memahami aset data yang tersedia serta hubungan antara satu sumber data dengan sumber lainnya.
2. Menentukan Kepemilikan Data
Setiap data penting perlu memiliki pihak yang bertanggung jawab. Penetapan data owner dan data steward membantu memastikan terdapat pihak yang mengawasi penggunaan, kualitas, serta pengelolaan data tertentu.
Pembagian tanggung jawab yang jelas juga mengurangi risiko ketika terjadi masalah pada data.
3. Menetapkan Standar Data
Perusahaan perlu memiliki standar mengenai format, definisi, struktur, dan penamaan data. Standar tersebut membantu memastikan data yang digunakan oleh berbagai departemen memiliki pemahaman yang sama.
Sebagai contoh, definisi mengenai “pelanggan aktif” harus konsisten apabila digunakan oleh bagian marketing, sales, keuangan, dan manajemen.
4. Meningkatkan Kualitas Data
Data yang digunakan dalam pengambilan keputusan harus memiliki kualitas yang memadai. Beberapa aspek yang perlu diperhatikan meliputi akurasi, kelengkapan, konsistensi, validitas, dan ketepatan waktu.
Perusahaan dapat melakukan data cleansing, validasi, serta pemantauan kualitas data secara berkala untuk mengurangi kesalahan informasi.
5. Mengatur Akses terhadap Data
Tidak semua karyawan membutuhkan akses terhadap seluruh data perusahaan. Karena itu, hak akses perlu disesuaikan dengan peran dan kebutuhan pekerjaan.
Pengaturan akses berbasis peran dapat membantu membatasi penggunaan data sekaligus mengurangi risiko akses yang tidak semestinya.
6. Menjaga Keamanan Data
Keamanan merupakan bagian penting dalam pengelolaan data. Perusahaan perlu menerapkan berbagai mekanisme perlindungan untuk mengurangi risiko kehilangan, perubahan, maupun akses tidak sah terhadap data.
Langkah pengamanan dapat mencakup autentikasi, pengendalian akses, enkripsi, backup, monitoring, serta prosedur penanganan insiden.
7. Membangun Data Catalog
Data catalog dapat membantu perusahaan mengetahui data yang tersedia, lokasi penyimpanan, pemilik data, definisi, serta karakteristik data tersebut.
Dengan katalog yang terorganisasi, pengguna dapat menemukan data yang dibutuhkan dengan lebih mudah tanpa harus selalu bergantung pada pihak tertentu.
8. Mengintegrasikan Data Antarunit
Data yang tersebar di berbagai sistem dapat menyulitkan perusahaan memperoleh gambaran yang menyeluruh. Integrasi data membantu menghubungkan informasi dari berbagai sumber agar dapat digunakan secara lebih efektif.
Namun, integrasi perlu dilakukan dengan memperhatikan standar data, kualitas, keamanan, serta struktur sistem yang digunakan.
9. Menyusun Kebijakan dan Prosedur Data
Data Governance membutuhkan kebijakan yang jelas. Kebijakan dapat mengatur klasifikasi data, penggunaan data, hak akses, penyimpanan, perubahan data, hingga penghapusan data.
Prosedur yang terdokumentasi membantu setiap unit kerja memahami bagaimana data harus dikelola dan digunakan.
10. Melakukan Monitoring dan Evaluasi
Data Management dan Data Governance perlu dievaluasi secara berkala. Perusahaan dapat menggunakan indikator tertentu untuk memantau kualitas data, kepatuhan terhadap kebijakan, keamanan, serta efektivitas proses pengelolaan data.
Hasil evaluasi dapat digunakan untuk memperbaiki kebijakan, proses, maupun teknologi yang digunakan dalam pengelolaan data.
Tantangan dalam Data Management dan Data Governance
Penerapan Data Management dan Data Governance tidak selalu berjalan mudah. Salah satu tantangan yang sering muncul adalah data yang tersebar di berbagai sistem dan dikelola dengan standar berbeda.
Selain itu, perusahaan dapat menghadapi masalah berupa data duplikat, definisi data yang tidak seragam, keterbatasan integrasi sistem, kurangnya kesadaran karyawan, hingga ketidakjelasan pihak yang bertanggung jawab terhadap data.
Tantangan lainnya adalah menjaga keseimbangan antara kebutuhan akses data dengan aspek keamanan dan privasi. Karena itu, penerapan tata kelola data perlu melibatkan aspek teknologi, proses, dan sumber daya manusia secara bersamaan.
Keterampilan yang Perlu Dikuasai Profesional Data
Profesional yang terlibat dalam Data Management dan Data Governance perlu memiliki berbagai kemampuan, antara lain:
- Data management.
- Data governance.
- Data quality management.
- Database management.
- Data classification.
- Data security.
- Data integration.
- Metadata management.
- Data cataloging.
- Analisis dan pengambilan keputusan berbasis data.
Kemampuan komunikasi dan koordinasi juga penting karena pengelolaan data biasanya melibatkan berbagai departemen dengan kebutuhan yang berbeda.
Membangun Budaya Pengelolaan Data di Lingkungan Kerja
Data Governance tidak akan berjalan efektif apabila hanya menjadi tanggung jawab tim IT atau data. Setiap unit kerja yang membuat, menggunakan, maupun mengubah data memiliki peran dalam menjaga kualitas dan keamanan informasi.
Perusahaan perlu membangun kesadaran bahwa data merupakan aset bersama. Karyawan harus memahami pentingnya memasukkan data secara benar, mengikuti prosedur, menjaga kerahasiaan informasi, dan menggunakan data sesuai dengan kewenangan.
Budaya pengelolaan data yang baik dapat membantu menciptakan kebiasaan kerja yang lebih disiplin serta meningkatkan kepercayaan terhadap informasi yang digunakan organisasi.
Data Management dan Data Governance untuk Pengambilan Keputusan
Data yang terstruktur memberikan dasar yang lebih kuat bagi perusahaan dalam melakukan analisis dan mengambil keputusan. Ketika data memiliki definisi yang jelas, kualitas yang terjaga, serta dapat diakses oleh pihak yang berwenang, informasi yang dihasilkan akan lebih mudah dipercaya.
Namun, data bukan satu-satunya faktor dalam pengambilan keputusan. Manajemen tetap perlu mempertimbangkan kondisi operasional, risiko, sumber daya, tujuan bisnis, serta faktor eksternal lainnya.
Karena itu, Data Management dan Data Governance perlu ditempatkan sebagai bagian dari sistem pengelolaan perusahaan yang mendukung proses bisnis secara keseluruhan.
Tingkatkan Kompetensi Data Management dan Data Governance bersama Lokal Media Training
Data Management dan Data Governance membutuhkan pendekatan yang sistematis agar data dapat dikelola secara akurat, aman, konsisten, dan sesuai dengan kebutuhan organisasi. Mulai dari penetapan kepemilikan data, standar kualitas, pengaturan akses, keamanan, hingga monitoring perlu dilakukan secara terarah.
Bagi perusahaan maupun profesional yang ingin meningkatkan kemampuan dalam mengelola data dan menerapkan tata kelola data secara efektif, Lokal Media Training menyediakan program pelatihan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan pekerjaan dan organisasi.
Untuk informasi program Data Management and Data Governance, hubungi Afham di 0823-2272-6115 atau Ayu di 0853-3586-5443.
